ตกลง e-Tax Invoice และ e-Receipt จะบังคับใช้เมื่อไร?
หนึ่งในคำถามยอดฮิตของผู้ประกอบการและนักบัญชี
ระบบ e-Tax Invoice และ e-Receipt หรือที่เราเคยได้ยินชื่อภาษาไทยว่า ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และ ใบรับอิเล็กทรอนิกส์ นั้น ถือเป็นส่วนหนึ่งใน โครงการยุทธศาสตร์ National e-Payment โครงการที่ 3 ที่มีชื่อว่า ระบบภาษีและเอกสารธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีวัตถุประสงค์ในการลดการจัดส่งและจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษ และเชื่อมโยงระบบการชำระเงินกับระบบภาษีและการส่งเอกสารที่เกี่ยวข้องเบ็ดเสร็จ ณ จุดเดียว
ถ้าให้พูดตรง ๆ คงต้องบอกว่าระบบนี้เป็นการเปลี่ยนแปลงจากระบบเก่าที่เป็นกระดาษไปสู่ระบบใหม่ที่เป็นทั้งอิเล็กทรอนิกส์และออนไลน์ ซึ่งบทความในตอนนี้เราจะพาไปรู้จักกับระบบแบบละเอียดกันเลยครับ
e-TAX invoice และ e-Receipt คืออะไร?
ถ้าพูดคำว่า TAX Invoice ในนิยามของกฎหมายภาษีอย่างประมวลรัษฏากร หลายคนคงเข้าใจดีว่า หมายถึง ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้ ซึ่งเป็นเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม
ส่วนคำว่า Receipt นั้น ย่อมจะหมายถึง ใบรับหรือใบเสร็จรับเงิน ที่ใช้เป็นหลักฐานในการพิสูจน์การรับเงินของผู้รับและเกี่ยวข้องกับการคำนวณภาษีเงินได้ใช่ไหมครับ
เมื่อเราเติมตัวอักษร “e” ซื่งเป็นตัวย่อของคำว่า “electronic” ไปที่ข้างหน้าของทั้งสองคำที่ว่ามานี้ ย่อมทำให้เราพอเห็นภาพว่า ระบบ e-TAX invoice และ e-Receipt คือ ใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินอีกประเภทหนึ่ง ที่ผู้ประกอบการสามารถออกในรูปแบบอิเล็กทรอนิคส์และเก็บข้อมูลในรูปแบบออนไลน์ แทนการใช้กระดาษแบบเดิมนั่นเองครับ
แต่เพื่อให้ระบบการออกเอกสารและจัดเก็บแบบออนไลน์เป็นไปอย่างเหมาะสม ทั้งรูปแบบและรายละเอียดต่าง ๆ ต้องมีกำหนดโดยตัวบทกฎหมาย เพื่อให้ทั้ง ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และ ใบรับอิเล็กทรอนิกส์ นั้นมีความถูกต้อง พิสูจน์ตัวตนผู้ออกเอกสารได้อย่างชัดเจน และสามารถใช้เป็นหลักฐานทางด้านภาษีอย่างครบถ้วน
และนั่นจึงเป็นที่มาของการกำหนดข้อกำหนด บทบาทต่าง ๆ ทางด้านกฎหมายที่ออกมาเป็นระยะ ๆ จนทำให้หลายคนสับสนและตั้งคำถามต่อมาว่า จะบังคับใช้เมือไร และ เราจำเป็นต้องเปลี่ยนไปใช้ระบบนี้ไหม ?
ระบบนี้จะบังคับใช้หรือไม่ และจะบังคับเมื่อไร
คำตอบที่กระชับที่สุด คือ “ไม่ใช่ตอนนี้” เนื่องจากในปัจจุบัน ระบบนี้ยังเป็นหนึ่งในทางเลือกของผู้ประกอบการอยู่ เนื่องจากไม่ได้มีข้อกฎหมายบังคับออกมาชัดเจนว่าต้องใช้เมื่อไร ถึงแม้ว่าที่ผ่านมาโครงการยุทธศาสตร์การชำระเงินอย่าง National e-Payment จะกำหนดการใช้งานไว้แบบคร่าว ๆ ก็ตาม
แต่โดยส่วนตัวแล้ว ผมเชื่อว่าในอนาคตข้างหน้านี้ ระบบภาษีอิเล็กทรอนิกส์และจัดการเอกสารออนไลน์ จะต้องมา เพียงแต่ว่าจะช้าหรือเร็วนั้นอยู่ที่ความเหมาะสมของเวลาและโอกาสมากกว่า ซึ่งในช่วงโควิดที่ผ่านมาก็พอจะทำให้เราเห็นภาพของการปรับตัวไปออนไลน์อยู่ ซึ่งก็ต้องรอดูกันต่อไปว่าอนาคตจะเป็นอย่างทีคาดการณ์ไว้หรือเปล่า
ใครบ้างที่ควรเลือกใช้งานระบบนี้
ก่อนที่จะไปดูถึงทางเลือกและสิ่งที่เกี่ยวข้องกับระบบ ผมอยากให้ตั้งสมมติฐานที่ก่อนว่า “ถ้าหากกฎหมายยังไม่ให้บังคับใช้ในวันนี้ ปัจจัยอะไรที่จะทำให้เราตัดสินใจเปลี่ยนมาใช้จากระบบเดิมที่เป็นกระดาษมาเป็นระบบใหม่ที่ใช้ออนไลน์ได้บ้าง” คำตอบที่ได้รับนั้นสั้น ง่าย และ กระชับมากครับ คือ “ต้นทุนและประโยชน์ที่ได้รับ” โดยแยกออกเป็นสองมุมมองเปรียบเทียบกัน ดังนี้
จากรูปจะเห็นว่าในแง่ดีของการใช้ระบบที่เป็นออนไลน์จะช่วยให้มีต้นทุนในการดำเนินการลดลงในส่วนของค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสาร ลดจำนวนกระดาษ ประหยัดพลังงาน รวมถึงมีความปลอดภัยของเอกสารมากขึ้น (รวมถึงการออกใบแทนในกรณีที่มีการสูญหาย) อีกทั้งยังมีประโยชน์แฝงทางด้านภาษี ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของสิทธิประโยชน์ทางภาษีที่ได้รับตาม พระราชกฤษฏีกาฉบับที่ 683 ที่ให้สิทธิยกเว้นเพิ่มเติม ในกรณีที่ลงทุนในระบบจัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบนำส่งภาษี และเครื่องบันทึกการเก็บเงิน ตามที่กฎหมายกำหนด และความโปร่งใสที่ธุรกิจและสรรพากรยอมรับในแง่ของการจัดทำเอกสารผ่านอิเล็กทรอนิกส์
โดยสิ่งที่ต้องคิดเพิ่มในมุมนี้เพื่อเปรียบเทียบกับผลประโยชน์ นั่นคือ “ต้นทุนเพื่อให้ได้มาซึ่งระบบออนไลน์” ไม่ว่าจะเป็นการติดตั้งระบบใหม่เพื่อให้รองรับ ต้นทุนที่เพิ่มขึ้นมาหลังจากใช้งานระบบ ซึ่งตรงนี้ถ้าอาจจะต้องประเมินในหลายด้านประกอบกัน
ถ้าจะเปลี่ยนมาใช้ระบบใหม่ ต้องพิจารณาอะไรบ้าง?
และเพื่อให้การประเมินมุมมองชัดเจนมากขึ้น ผมเลยอยากชวนคิดและตัดสินใจว่า ถ้าหากจะต้องเปลี่ยนจริง ๆ แล้วมันจะมีค่าใช้จ่ายอะไรตามมาบ้าง โดยแยกเป็น ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องใน 3 มุมมองดังนี้ครับ
เลือกใช้ระบบแบบไหนดีที่เหมาะสมกับธุรกิจ ?
อันดับแรก คือ เราต้องตัดสินใจเสียก่อนว่าจะใช้ระบบไหนดีระหว่างระบบ e-TAX invoice หรือ e-TAX invoice by email ซึ่งในปัจจุบันทั้ง 2 ระบบมีความแตกต่างดังนี้ครับ
จากรูปภาพข้างต้น จะเห็นว่าการใช้ระบบทั้งสองแบบนั้นมีข้อแตกต่างที่เด่นชัดสำหรับผู้ประกอบการที่มีรายได้ต่ำกว่า 30 ล้านบาท ซึ่งอาจจะเหมาะสมกับระบบ e-Tax Invoice by e-mail มากกว่า แต่สำหรับผู้ประกอบการที่คาดว่าในอนาคตจะมีรายได้มากกว่า 30 ล้านบาท การใช้ระบบเต็มรูปแบบก็น่าจะเป็นอะไรที่เหมาะสมกว่า เนื่องจาก การเลือกใช้ระบบนั้นสามารถเลือกได้เพียงครั้งเดียวครับ หากตัดสินใจใช้งานระบบไหนแล้วก็ต้องใช้ระบบนั้นตลอดไป
ข้อดีเล็ก ๆ อีกข้อหนึ่งสำหรับการใช้ e-tax invoice by e-mail ก็คือการที่ไม่ต้องนำส่งข้อมูลให้กับสรรพากรตามวิธีที่กฎหมายกำหนดเหมือนกับระบบเต็มรูปแบบ โดยในส่วนของรายงานภาษีซื้อขาย รายงานสินค้า และการนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มต่าง ๆ ก็สามารถทำได้ตามปกติเหมือนกับการใช้งานใบกำกับภาษีแบบกระดาษ เพียงแต่ได้รับประโยชน์เพิ่มขึ้นจากการออกใบกำกับภาษีผ่านออนไลน์ในลักษณะของไฟล์ PDF A-3 เพิ่มเติมขึ้นมาครับ
สำหรับคนที่เลือกใช้แบบ By e-mail ก็อาจจะจบตรงที่ข้อแรกนี้ แต่สำหรับคนที่เลือกแบบแรก คงต้องไปกันต่อที่ข้อต่อไปครับ
เลือกใช้การส่งข้อมูลแบบไหนดี ?
อีกประเด็นหนึ่งที่ต้องพิจารณา คือ เรื่องต้นทุนในการส่งข้อมูลให้กับกรมสรรพากร เนื่องจากถ้าเปลี่ยนระบบมาเป็นใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แล้ว จะต้องมีการส่งข้อมูลให้กับสรรพากรผ่านระบบอิเล็กทรอนิคส์ด้วยเช่นกันครับ โดยมีวิธีมากมายดังนี้
หมายเหตุ : รูปประกอบบทความจาก เอกสารภาพรวมการจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์
- Host To Host สำหรับผู้ประกอบการที่มีข้อมูลจำนวนมาก (ไม่น้อยกว่า 500,000 ฉบับ/เดือน) และต้องอยู่ในการกำกับดูแลของกองบริหารภาษีธุรกิจขนาดใหญ่ โดยต้องจัดทำระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างกันตามมาตรฐาน ebXML และต้องยื่นคำขออนุมัติต่อกรมสรรพากรด้วยครับ
- Service Provider หรือ ผู้ให้บริการนำส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เป็นผู้ให้บริการส่งข้อมูลที่สรรพากรและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องรับรอง ซึ่งกลุ่มนี้จะเป็นทางเลือกสำหรับผู้ที่ไม่ต้องการลงทุนหรือพัฒนาระบบงานด้วยตนเอง ก็สามารถเลือกใช้บริการจากผู้ให้บริการในกลุ่มนี้ได้ครับ ลองดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ รายชื่อผู้ให้บริการ Service Provider
- Web Upload หรือ การนำส่งข้อมูลวิธีอัปโหลด เป็นวิธีการส่งข้อมูลให้กับสรรพากรด้วยตัวเอง (Upload File) ในรูปแบบ XML ให้แก่กรมสรรพากร ผ่านทางเว็บไซต์ Etax.rd.go.th
โดยค่าใช้จ่ายในการนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีและใบรับจะมากหรือน้อยนั้น ขึ้นอยู่กับจำนวนรายการในแต่ละเดือนของเรานั่นเองครับ และความสะดวกในการบริหารจัดการของแต่ละกิจการที่มองว่าการเลือกใช้วิธีการส่งข้อมูลรูปแบบไหนจะคุ้มค่าและเหมาะสมที่สุดครับ
ต้นทุนในการจัดเก็บเอกสารตามกฎหมาย
แม้ว่าการออกเอกสารทั้งหมดที่ว่ามานี้ จะเป็นรูปแบบออนไลน์ก็ตาม แต่ก็ต้องมีต้นทุนในการเก็บรักษาเอกสารออนไลน์และรายจ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งถือเป็นอีกเรื่องหนึ่งที่สำคัญไม่แพ้กันครับ โดยหลักการสำคัญในการจัดเก็บเอกสารนั้นมีดังนี้
- จัดเก็บข้อมูลที่เป็นอยู่ในขณะที่รับ – ส่ง นั่นคือรูปแบบของการจัดเก็บข้อมูลต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลงไป ต้องมีลักษณะเหมือนเดิม และมีรายละเอียดครบถ้วน และสามารถเข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง
- คู่ค้ารับเอกสารรูปแบบใดให้จัดเก็บในรูปแบบนั้น เพื่อให้เกิดความครบถ้วนและถูกต้องของเอกสาร และมั่นใจได้ว่าเอกสารไม่มีการเปลี่ยนแปลงหรือถูกทำให้เปลี่ยนแปลง
- เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นต้นฉบับ ไม่มีสำเนา ตรงนี้ถือว่าเป็นข้อสำคัญมาก ๆ สำหรับการออกเอกสารในรูปแบบออนไลน์ครับ ถึงแม้ว่าจะสามารถออกเป็นกระดาษให้ผู้ซื้อสินค้าและรับบริการได้ก็ตาม แต่ต้องมีข้อความว่า “เอกสารนี้ได้จัดทําและนําส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์” (อ้างอิงตาม ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร (ฉบับที่ 15)) และนอกจากนั้นยังมีข้อสังเกตตรงที่ว่า หากมีการยกเลิกใบเก่าออกใบใหม่ จะใช้เล่มใหม่ เลขที่ใหม่ วันที่ใหม่เลย (ต่างจากแบบกระดาษที่ออกใบใหม่วันที่เดิม) แต่ให้มีข้อความระบุว่าออกแทนใบเดิมแทน
- จัดเก็บตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ซึ่งเป็นไปตามมาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งกำหนดให้เก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี กรณีอยู่ระหว่างการตรวจสอบภาษีอากรจะต้องเก็บไว้จนกว่าการตรวจสอบภาษีอากรจะแล้วเสร็จ
ต้นทุนในการติดตั้งใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Certificate) และ ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)
หมายเหตุ : รูปประกอบบทความจาก เอกสารภาพรวมการจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์
เนื่องจากหลักการของการออกใบกำกับภาษีและใบรับผ่านระบบอิเล็กทรอนิคส์ จะต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องและความมีตัวตนของผู้ออกใบกำกับภาษี เพื่อรองรับว่าใบกำกับภาษีนั้นถูกต้องและใช้ได้จริงตามเงื่อนไขของกฎหมาย
โดยวิธีการตรวจสอบนั้นจะใช้ระบบของ ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Certificate) และ ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เพื่อเช็คให้มั่นใจว่ามีการออกเอกสารทางอิเล็กทรอนิคส์อย่างถูกต้องนั่นเองครับ โดยทั้งสองประเภทนั้นมีความแตกต่างกันดังนี้
- ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certification Authority) เปรียบเสมือนบัตรประชาชนยืนยันตัวตนของเรานั่นเองครับ โดยต้องผ่านการตรวจสอบรับรองจากหน่วยงานที่มีความน่าเชื่อถือเพื่อให้มั่นใจว่าออกอย่างถูกต้อง
- ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เปรียบเสมือนกับลายเซ็นยืนยันในเอกสารหลักฐานที่ออกไปนี่แหละครับ เพื่อให้สามารถยืนยันและพิสูจน์ได้ว่าออกมากจากผู้ที่มีสิทธิ์ออกใบกำกับภาษีคนเดียวกัน
โดยการขอใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certification Authority) ที่ว่านี้ จะต้องขอผ่านผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ที่มีความน่าเชื่อถือ ซึ่งอยู่ภายใต้การรับรองของผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ (Thailand National Root Certification Authority : Thailand NRCA) ภายใต้การกำกับดูแล
ของสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ซึ่งสามารถตรวจสอบได้ที่รายชื่อ ผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ครับ
มาถึงตรงนี้แล้ว ผมเชื่อว่าหลายคนคงจะเริ่มได้คำตอบแล้วใช่ไหมครับว่า เราควรจะเปลี่ยนมาใช้ระบบใบกำกับภาษีและใบรับอิเล็กทรอนิกส์ดีหรือไม่? โดยผมอยากสรุปประเด็นทั้งหมดให้ตัดสินใจกันอีกครั้งหนึ่งครับ
สรุป
ถึงแม้ว่าในปัจจุบันกฎหมายยังไม่ได้บังคับให้เข้าใช้ระบบ e-Tax Invoice ก็ตาม แต่ยังถือเป็นหนึ่งใน “ทางเลือก” ที่ธุรกิจจะใช้หรือไม่ใช้ก็ได้ก็ตาม แต่ถ้าเรามองในภาพรวมของเทคโนโลยี โอกาส และ ต้นทุนแล้ว สิ่งที่เราควรพิจารณาคือ การประหยัดต้นทุนต่างๆในการจัดทำเอกสารต่าง ๆ ไปจนถึงการประหยัดต้นทุนการจัดการในระยะยาว และโอกาสได้รับการสนับสนุนทางด้านสิทธิประโยชน์ทางภาษีที่เกี่ยวข้อง
ดังนั้นคำตอบที่ทุกคนควรจะตอบตัวเองได้ว่าจะเปลี่ยนมาใช้ระบบนี้เมื่อไร อาจจะไม่ใช่การตั้งคำถามว่ากฎหมายบังคับเมื่อไรค่อยเปลี่ยน แต่เป็นการเรียนรู้และเตรียมความพร้อมอย่างเหมาะสม และเมื่อไรที่มั่นใจว่าต้นทุนในการเปลี่ยนมาใช้ระบบใหม่คุ้มค่ากว่าการใช้ระบบเดิมก็ควรจะเปลี่ยนทันที เพื่อให้เราไม่เสียประโยชน์ที่ควรจะได้รับจากต้นทุนที่สามารถประหยัดได้
เพื่อให้สุดท้ายแล้วกำไรของธุรกิจเพิ่มขึ้น
TAXBugnoms
